Theo quy định mới, ngoài việc thực hiện các quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thêm một số nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, cụ thể:

* Về tiếp nhận hồ sơ TTHC: Cần kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định; thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC...

* Về giải quyết TTHC: Kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà Bộ phận Một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có)...

* Về trả kết quả giải quyết TTHC: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của Hệ thống giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh. Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết TTHC được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết TTHC trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC.

Kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh để phục vụ việc tích hợp, chia sẻ, tra cứu thông tin, dữ liệu, sử dụng để thực hiện các TTHC khác theo quy định của pháp luật.

Việc lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử: Hồ sơ giải quyết TTHC được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh.

Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2022 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp bộ, cấp tỉnh; từ ngày 01/12/2022 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp huyện và từ ngày 01/6/2023 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp xã. Việc thực thi sớm hơn thời hạn có hiệu lực thi hành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương quyết định./.