Đây là những đổi mới về phương thức tiếp nhận TTHC, giúp minh bạch hóa, rút ngắn thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp và chính quyền trong việc thực hiện các TTHC, qua đó Thành phố thực hiện đổi mới về thái độ, phong cách chính quyền phục vụ Nhân dân, đồng thời thể hiện một chính quyền thân thiện trong nỗ lực cải cách hành chính theo hướng phục vụ. Vì vậy, trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, UBND thành phố Hạ Long đã có sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi để Đề án có thể triển khai hiệu quả thiết thực. Ngay sau khi Đề án được phê duyệt, UBND Thành phố đã chỉ đạo Trung tâm Hành chính công làm đầu mối, phối hợp với các phòng ban, đơn vị và Bưu điện thành phố Hạ Long để triển khai các nội dung của Đề án.

Nhân viên Bưu điện TP Hạ Long giao hồ sơ TTHC về tận nhà cho người dân

Đề án thí điểm chuyển giao cho Bưu điện thực hiện một số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp huyện trên địa bàn thành phố Hạ Long thể hiện quyết tâm đổi mới, đẩy mạnh cải cách hành chính, thể hiện ý nghĩa nhân văn, sự quan tâm của chính quyền thành phố đối với Nhân dân. Nhận thức đúng đắn ý nghĩa, mục đích và tính nhân văn của Đề án, trong thời gian qua, việc thông tin tuyên truyền thực hiện Đề án được chú trọng, thực hiện đa dạng, nhiều hình thức như các tin bài trên Cổng thông tin điện tử Thành phố, phóng sự trên hệ thống truyền thanh, truyền hình thành phố và hệ thống phát thanh của các phường xã, qua kênh thông tin của Đoàn thanh niên Thành phố... Bên cạnh đó, Trung tâm Hành chính công đã tập trung tuyên truyền những tiện ích mà công dân được hưởng khi triển khai Đề án với 128 lượt tin bài trên các trang fan page, facebook, website, zalo của Trung tâm. Ngoài ra, Bưu điện thành phố cũng thực hiện thông tin, tuyên truyền qua hệ thống các điểm bưu cục với các hình thức phù hợp.

Trong quá trình triển khai thực hiện Đề án từ tháng 8/2022 đến nay, dưới sự chỉ đạo của UBND Thành phố, Trung tâm Hành chính công thành phố đã tích cực, chủ động phối hợp với các cơ quan, đơn vị và Bưu điện thành phố để triển khai các nhiệm vụ của Đề án (như lựa chọn danh mục TTHC thực hiện thí điểm, xây dựng phương án để nhân viên Bưu điện trực tiếp hỗ trợ việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC…); giữa các đơn vị cơ bản đã có sự thống nhất, phối hợp với nhau trước khi triển khai các nhiệm vụ chung.

Theo Quyết định số 2882/QĐ-UBND ngày 11/8/2022 của UBND thành phố Hạ Long, Đề án được chia làm 03 giai đoạn, cụ thể:

Giai đoạn thứ nhất: Triển khai thí điểm hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, công dân thực hiện một số thủ tục hành chính tại 04 điểm giao dịch của Bưu điện thành phố Hạ Long và Bưu điện Hoành Bồ tại các phường, xã: Hà Tu; Giếng Đáy; Việt Hưng; Thống Nhất. Thời gian thực hiện: trong năm 2022.

Công dân đến giải quyết hồ sơ TTHC tại bưu cục 

Giai đoạn thứ hai: Triển khai thí điểm ủy quyền nhiệm vụ cho Bưu điện thực hiện tham gia hỗ trợ việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết một số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện cho tổ chức, cá nhân mở rộng trên toàn bộ hệ thống các điểm giao dịch của Bưu điện trên địa bàn thành phố Hạ Long và tại nhà (theo nhu cầu giao dịch của công dân). Thời gian thực hiện: Quý I và Quý II năm 2023.

Giai đoạn thứ ba: chuyển giao cho nhân viên Bưu điện thay thế công chức, viên chức thực hiện hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công Thành phố đối với một số TTHC đơn giản, đã thực hiện hiệu quả tại hai giai đoạn thí điểm trên. Thời gian thực hiện: từ Quý III năm 2023.

Với sự quan tâm chỉ đạo của UBND Thành phố và sự tích cực, chủ động của Trung tâm Hành chính công, Bưu điện thành phố và các phòng ban, đơn vị liên quan, sau một năm triển khai thực hiện Đề án đã có những kết quả nhất định.

Ngay sau khi Đề án được UBND Thành phố phê duyệt, Trung tâm Hành chính công đã phối hợp với các phòng ban, đơn vị lựa chọn 47 thủ tục hành chính (TTHC) đủ điều kiện để đưa vào thực hiện trong giai đoạn 1 của Đề án. Trung tâm Hành chính công đã phối hợp với các phòng ban chuyên môn để hỗ trợ tối đa Bưu điện trong quá trình triển khai tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, như: tổ chức tập huấn, hướng dẫn nhân viên Bưu điện thực hiện số hóa hồ sơ, lập tài khoản cổng dịch vụ công, nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán phí, lệ phí trực tuyến… và lập nhóm zalo hỗ trợ trong quá trình tiếp nhận hồ sơ cho tổ chức, công dân…

Từ ngày 15/8/2022 đến hết 31/10/2023, tại 04 điểm bưu cục đã cung cấp thông tin TTHC cho gần 600 lượt công dân, hướng dẫn công dân nộp hồ sơ trực tuyến gần 200 lượt công dân đối với lĩnh vực đăng ký kinh doanh và gần 100 lượt công dân đối với lĩnh vực đất đai (thủ tục chuyển nhượng); hỗ trợ nộp hồ sơ và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích đối với 72 hồ sơ, tập trung ở các TTHC lĩnh vực đất đai và TTHC đăng ký kinh doanh.

Trung tâm Hành chính công và Bưu điện thành phố Hạ Long đã tổ chức ký kết Thỏa thuận hợp tác

Trên cơ sở Quy chế phối hợp trong việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích, ngày 22/9/2023, Trung tâm Hành chính công và Bưu điện thành phố Hạ Long đã tổ chức ký kết Thỏa thuận hợp tác. Thỏa thuận hợp tác góp phần đa dạng hóa việc cung cấp dịch vụ công, nâng cao chất lượng phục vụ các dịch vụ hành chính công; tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, doanh nghiệp và chính quyền trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, qua đó góp phần vào cải thiện được môi trường đầu tư, phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố. Đây là cơ sở để Trung tâm Hành chính công và Bưu điện Thành phố phối hợp chặt chẽ hơn, tiếp tục triển khai các nhiệm vụ của

Quầy Bưu điện Bưu chính công ích tại Trung tâm Hành chính công

Tại Trung tâm Hành chính công đã bố trí 03 quầy cho Bưu điện, tại đây, bên cạnh việc cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên Bưu điện đã tham gia hỗ trợ quá trình số hóa hồ sơ cùng với các công chức, viên chức trực làm việc tại Trung tâm. Từ ngày 01/10/2023, có 01 quầy của Bưu điện thực hiện hỗ trợ công dân chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ trực tuyến đối với các dịch vụ công trực tuyến toàn trình thuộc thẩm quyền thành phố và các TTHC phục vụ công dân như: Cấp, đổi hộ chiếu phổ thông; Đổi giấy phép lái xe.

Có thể nói, việc triển khai Đề án là điểm sáng trong công tác cải cách hành chính, góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền hiện đại, văn minh, thân thiện, nỗ lực cải cách hành chính theo hướng phục vụ Nhân dân, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người dân được thụ hưởng các chủ trương, chính sách của Thành phố.

Với sự quan tâm, chỉ đạo của UBND Thành phố và sự chủ động, sáng tạo, quyết tâm của Trung tâm Hành chính công và Bưu điện Thành phố, trong một năm qua, Đề án đã được triển khai thực hiện thận trọng, từng bước, tuy kết quả còn khiêm tốn, chưa được như mong muốn và chưa theo đúng lộ trình đã đề ra nhưng bước đầu đã thể hiện được hiệu quả nhất định.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế như: công tác phối hợp giữa các phòng ban, đơn vị chưa thực sự chặt chẽ, một số đơn vị chưa phát huy, thực hiện hết vai trò, trách nhiệm trong quá trình triển khai Đề án. Công chức, viên chức của các phòng ban, đơn vị chuyên môn được giao nhiệm vụ đầu mối phối hợp với Bưu điện chưa thực sự nhiệt tình, trách nhiệm trong việc hỗ trợ nhân viên Bưu điện. Mặc dù UBND Thành phố đã chỉ đạo đối với các hồ sơ thực hiện qua dịch vụ bưu chính công ích phải được ưu tiên giải quyết đúng, trước hạn nhưng có một số hồ sơ quá hạn dẫn đến người dân thiếu niềm tin vào dịch vụ bưu chính công ích.

Mặc dù công tác thông tin, truyền thông về Đề án đã được thực hiện đa dạng, trên nhiều kênh thông tin nhưng chưa phát huy được hiệu quả cao nhất. Trên thực tế, nhiều công dân khi đến Trung tâm Hành chính công thực hiện TTHC chưa biết đến chủ trương của Thành phố trong việc tăng cường cung ứng dịch vụ bưu chính công ích, thí điểm cho Bưu điện thực hiện tiếp nhận và trả kết quả tại các điểm bưu cục.

Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến việc thực hiện Đề án chưa đạt hiệu quả cao là do nhân viên Bưu điện đảm nhiệm nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ công dân thực hiện TTHC tại các điểm bưu cục phải kiêm nhiệm rất nhiều việc (bán các sản phẩm, trả lương hưu, thu hộ tiền điện nước, bảo hiểm...), nhân viên thường xuyên thay đổi nên chưa nắm được hết nội dung của TTHC, chưa thể hiện được sự thành thạo, chuyên nghiệp nên dẫn tới việc công dân chưa thật sự yên tâm, tin tưởng khi đến thực hiện TTHC tại các điểm bưu cục.

Đề án được triển khai dựa trên cơ sở tận dụng tối đa cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc hiện có của Trung tâm Hành chính công và Bưu điện Thành phố, không sử dụng ngân sách nhà nước. Theo quy định, không có chế độ đặc thù hỗ trợ nhân viên Bưu điện thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ công dân thực hiện TTHC, bên cạnh đó, Bưu điện là đơn vị sự nghiệp sản xuất kinh doanh, nhân viên hưởng lương, thưởng theo sản lượng kinh doanh nên việc không có kinh phí hỗ trợ thêm cho nhân viên dẫn đến việc không tạo được động lực khuyến khích nhân viên Bưu điện tích cực hỗ trợ công dân thực hiện TTHC tại các điểm bưu cục.

Mặc dù còn một số tồn tại, hạn chế và chưa đạt kết quả như mong muốn nhưng Đề án thí điểm chuyển giao cho Bưu điện thực hiện một số thủ tục hành hính thuộc thẩm quyền cấp huyện trên địa bàn thành phố Hạ Long hoàn toàn phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong cải cách hành chính, giúp cải thiện và nâng cao chất lượng các dịch vụ công, góp phần giúp Thành phố xây dựng nền hành chính văn minh, thân thiện, chuyên nghiệp, hiện đại và có tính khả thi cao. Để Đề án thực hiện hiệu quả, cần có thêm thời gian và sự thống nhất, đoàn kết, phối hợp chặt chẽ, chung tay vào cuộc của các phòng ban, đơn vị và Bưu điện Thành phố. Do đó, trong thời gian tới, Trung tâm Hành chính công cơ quan thường trực, giúp UBND Thành phố triển khai các nội dung của Đề án vẫn có đề xuất: Tiếp tục kéo dài việc thực hiện thí điểm Đề án thí điểm chuyển giao cho Bưu điện thực hiện một số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp huyện trên địa bàn thành phố Hạ Long (giai đoạn 1) đến hết năm 2024. Đồng thời đề nghị Bưu điện Thành phố tiếp tục tăng cường hợp tác với Trung tâm Hành chính công, tăng cường công tác thông tin tuyên truyền, giám sát, tạo điều kiện, có chế độ hoặc kinh phí hỗ trợ cho nhân viên trực tiếp tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Đề án.